Szenario
Eine Abteilung der Zentralregierung, das Ministerium für Lebensmittelhygiene (MFH), sieht sich einem zunehmenden Druck ausgesetzt, Kosten zu senken, die Leistung der Lieferanten besser zu steuern und die Verwirrung zu verringern, die durch unzureichende interne Kontrollen, veraltete Standards und veraltete Technologien verursacht wird. Externe Berater wurden beauftragt, eine Machbarkeitsstudie durchzuführen, um Optionen zur Lösung der Probleme sowie der wahrscheinlichen Kosten und Vorteile zu ermitteln. Folgende Optionen wurden berücksichtigt:
Nichts tun.
Ausgewählte Geschäftsfunktionen neu konstruieren.
Ausgewählte Geschäftsfunktionen auslagern.
Die Machbarkeitsstudie kam zu dem Schluss, dass ein Fall für die Auslagerung der MFH-Abteilung für Informationstechnologie und der Abteilung für Einrichtungen (Instandhaltung von Gebäuden und Grundstücken) vorliegt. Die Empfehlungen waren:
Ein Dienstleister sollte mit der Erbringung der derzeit von der Abteilung Informationstechnologie und der Abteilung Einrichtungen erbrachten Dienstleistungen beauftragt werden.
Mit dem ausgewählten Dienstleister sollte ein 10-Jahres-Servicevertrag vereinbart werden.
In der Machbarkeitsstudie wurden allgemeine Entwürfe der aktuellen Organisation, Prozesse, Systeme und Betriebsmodelle sowie ein Business Case für das erforderliche Projekt entwickelt. Die externen Berater gaben auch die folgenden Empfehlungen für das Projektmanagement ab:
Verwenden Sie PRINCE2.
Richten Sie das Projekt mit 4 Managementphasen ein:
Stufe 1. Standard-PRINCE2-Initiierungsaktivitäten.
Phase 2. Erstellen Sie detaillierte Entwürfe (zukünftige Organisation, Prozesse, Systeme und Betriebsmodelle) und die Service Level Agreement zwischen MFH und dem zukünftigen Service Provider.
Phase 3. Vorschläge anfordern und bewerten, Dienstleister auswählen und Vertrag abschließen.
Phase 4. Ausrüstung und Personal übertragen, Verantwortung für die Leistungserbringung übertragen und Probezeit durchführen.
Erste Schätzungen ergaben, dass das Projekt 2,5 Mio. GBP kosten und zwei Jahre dauern würde.
Die Geschäftsleitung der MFH stimmte zu, dass es einen Grund für ein Outsourcing gibt, und akzeptierte die Empfehlungen als Grundlage für das Projekt. Über einen Zeitraum von 10 Jahren wird eine Einsparung von 20 Mio. GBP erwartet.
Das Outsourcing-Projekt hat den Prozess zum Starten eines Projekts abgeschlossen und befindet sich jetzt in der Initiierungsphase.
Aufgrund der strategischen Bedeutung des Projekts hat der MFH-Vorstandsvorsitzende die Rolle des Geschäftsführers übernommen. Innerhalb der MFH wurde ein PRINCE2-erfahrener Projektmanager ernannt. Mitarbeiter innerhalb der ausgelagerten Geschäftsfunktionen arbeiten mit den externen Beratern zusammen, die die Machbarkeitsstudie durchgeführt haben, um die detaillierten Entwürfe zu definieren.
Die Zeilen 1 bis 6 in der folgenden Tabelle bestehen aus einer Behauptung und einer Begründung. Identifizieren Sie für jede Zeile die entsprechende Option (von Option A bis E). Jede Option kann einmal, mehrmals oder gar nicht verwendet werden.

Wer ist dafür verantwortlich, dass die Kommunikationsmanagementstrategie angemessen ist und die geplanten Kommunikationsaktivitäten tatsächlich stattfinden?

• A. Projektunterstützung
• B. Projektmanager
• C. Unternehmens- oder Programmmanagement
• D. Projektsicherung

Szenario:
Das Ministerium für Lebensmittelhygiene (MFH) verfügt über ein Qualitätsmanagementsystem, das einen Dokumentenkontrollprozess zur Verwaltung aller Dokumentationsanforderungen enthält. Der Dokumentenkontrollprozess wurde vom MFH-Qualitätsmanager erstellt, der jetzt alle Dokumente von MFH verwaltet und eine organisationsweite Konfigurationsverwaltungsrolle übernimmt. Der MFH-Qualitätsmanager verwaltet das Konfigurationsmanagementverfahren für das Restrukturierungsprojekt, da dies dem MFH-Dokumentenkontrollprozess entsprechen muss.
Welche Aussage zur Ernennung des MFH-Qualitätsmanagers zur Verwaltung des Konfigurationsverwaltungsverfahrens ist laut PRINCE2 richtig?

• A. Der MFH-Qualitätsmanager ist für diese Aufgabe geeignet, da er der Autor des Dokumentenkontrollprozesses ist und wahrscheinlich über die für diese Rolle erforderlichen Kenntnisse verfügt.
• B. Der MFH-Qualitätsmanager sollte das Konfigurationsverwaltungsverfahren jeweils nur für ein Projekt verwalten. Wenn der MFH-Qualitätsmanager diese Aufgabe bereits für ein anderes Projekt ausführt, sollte eine andere Person ernannt werden.
• C. Der MFH-Qualitätsmanager sollte das Konfigurationsverwaltungsverfahren für dieses Projekt verwalten, da diese Aufgabe immer der Unternehmens- oder Programmverwaltung zugewiesen werden sollte.

Projektszenario - Schulungsprojekt für Gesundheit und Sicherheit:
ABC Company ist ein etabliertes Schulungsunternehmen, das ein Standardmodell verwendet, um Schulungsmaterialien zu entwickeln und Kurse für Kunden anzubieten.
Die ABC Company hat ein Projekt in Auftrag gegeben, um auf die jüngsten Änderungen der staatlichen Gesetzgebung in Bezug auf Gesundheit und Sicherheit auf Baustellen zu reagieren. Das Projekt wird "die Fähigkeit bieten, Gesundheits- und Sicherheitsschulungen anzubieten", einschließlich der Materialien, die für Schulungen und E-Learning im Klassenzimmer benötigt werden. Zu den erwarteten Vorteilen für Bauunternehmen zählen eine Reduzierung der Ausfalltage und Rechtskosten aufgrund von Unfällen.
Der E-Learning-Kurs wird von einer externen Fachberatung entwickelt. Die Materialien für Schulungen im Klassenzimmer werden vom Entwicklungsteam der ABC Company bereitgestellt. Alle Kursmaterialien werden vor ihrer Verwendung pilotiert. ABC Company wird seinen Kunden Schulungen anbieten und hofft, die Kursmaterialien im Rahmen ihres operativen Geschäfts an andere Schulungsunternehmen verkaufen zu können. Die ABC Company wird ihre eigenen Verkaufs- und Marketingabteilungen nutzen, um die Kurse zu bewerben.
Die Gesetzgebung schreibt vor, dass Bauunternehmen die neue Gesetzgebung innerhalb von zwei Jahren einhalten müssen. Die Kursmaterialien und Trainer müssen von einer Regierungsbehörde akkreditiert werden, bevor Kurse angeboten werden können.
ABC Company plant, innerhalb von fünf Monaten nach Projektbeginn Pilotkurse durchzuführen.
Das Standardentwicklungsmodell der ABC Company für neue Kurse empfiehlt die folgenden Phasen:

Ende des Projektszenarios.
Zusätzliche Information:
Der Chief Executive Officer (CEO) hat das Unternehmen vor fünf Jahren gegründet. Unter ihrer Führung hat sich ABC Company schnell zu einem erfolgreichen Trainingsunternehmen entwickelt. Es bietet eine Reihe von akkreditierten Berufsausbildungen.
Der Finanzdirektor ist auch Gründungsmitglied der ABC Company und für die Genehmigung der Budgets für die Betriebs- und Entwicklungsteams verantwortlich. Sie autorisiert alle Großaufträge persönlich.
Der Einkaufsmanager berichtet an den Finanzdirektor und ist für die Verwaltung und Überwachung der Lieferantenverträge verantwortlich.
Der Operations Director ist verantwortlich für die Durchführung aller Schulungen und für das Budget für die Schulungsentwicklung. Seine Abteilung organisiert Kurse, Veranstaltungsorte und Trainer. Sie arbeiten mit dem Produkt- und dem Verkaufsteam zusammen, um einen umfassenden Schulungsplan zu erstellen. Der IT-Manager der ABC Company berichtet an den Operations Director.
Der Business Development Director wurde kürzlich ernannt, um neuen Schulungsbedarf zu ermitteln und neue Produkte vorzuschlagen. Sie wird mit den Operationen arbeiten. Direktor, um einen kostenbewussten Ansatz sicherzustellen und sicherzustellen, dass geeignete Entwicklungstechnologien für den Gesundheits- und Sicherheitskurs verwendet werden.
Der Schulungsentwicklungsmanager berichtet an den Business Development Director und ist verantwortlich für die Entwicklung von Schulungsmaterialien und die Erlangung der Akkreditierung gemäß dem Standardmodell für die Kursentwicklung. Kursentwickler in seinem Team verfügen über Kenntnisse in einer Reihe von Entwicklungstechnologien und werden nach Bedarf Projekten zugewiesen.
Der Training Delivery Manager, der dem Operations Director Bericht erstattet, ist dafür verantwortlich, dass interne und externe Trainer ABC Company-Schulungskurse nach dem erforderlichen Standard durchführen. Er prüft auch die Kursmaterialien, um sicherzustellen, dass sie zweckmäßig sind und die erforderliche Qualität aufweisen.
Der Central Services Director ist verantwortlich für Unternehmenskommunikation, Facility Management und Konfigurationsmanagement. Kürzlich leitete er ein Projekt zur Konsolidierung aller Unternehmensqualitätssysteme in einem Qualitätsmanagementsystem und richtete eine Unternehmensqualitätsabteilung ein, die jetzt vom Corporate Quality Manager geleitet wird.
Der Corporate Document Manager berichtet an den Central Services Director. Sie half beim Aufbau des Dokumentenmanagementsystems des Unternehmens und betreibt es nun unternehmensweit. Sie leitet ein Team von Administratoren und beauftragt Mitarbeiter, wenn die Arbeitsbelastung hoch ist.
Der Vertriebsleiter ist vor zwei Monaten zu ABC Company gekommen und möchte sich etablieren, indem er neue Märkte für die Kurse und das Material vorschlägt. Alle Account Manager und das Marketing-Team berichten an ihn. Sie fördern bestehende Schulungskurse bei anderen Schulungsunternehmen und bestehenden Kunden.
Ende der Zusatzinformationen.
Ein externer Berater hat einen Vertrag unterzeichnet und ein Arbeitspaket zur Akkreditierung der Trainer vereinbart. Der Einkaufsmanager überwacht den Vertrag, in dem die Anforderung festgelegt ist, die Akkreditierung mit dem Schulungslieferungsmanager zu organisieren. Der Training Delivery Manager hat versucht, den Berater zu kontaktieren, es wurde jedoch keine Antwort gegeben. Der Projektmanager ist der Ansicht, dass das Risiko besteht, dass der Berater die Arbeit anderer Kunden priorisiert.
Der Einkaufsmanager wurde als Risikoeigentümer zugewiesen. Ist dies ein angemessener Ansatz zur Steuerung dieses Risikos und warum?

• A. Ja, da der Einkaufsmanager den Vertrag überwacht und daher am besten zur Risikokontrolle geeignet ist.
• B. Nein, da der Teammanager der Risikobesitzer für Risiken bezüglich der Lieferung eines Arbeitspakets sein sollte.
• C. Ja, da der Einkaufsleiter das Risiko hätte identifizieren müssen, als das Arbeitspaket vereinbart wurde.
• D. Nein, da das Risiko bei der Autorisierung des Arbeitspakets auf den Training Delivery Manager übertragen wurde.

Projektszenario - Schulungsprojekt für Gesundheit und Sicherheit:
ABC Company ist ein etabliertes Schulungsunternehmen, das ein Standardmodell verwendet, um Schulungsmaterialien zu entwickeln und Kurse für Kunden anzubieten.
Die ABC Company hat ein Projekt in Auftrag gegeben, um auf die jüngsten Änderungen der staatlichen Gesetzgebung in Bezug auf Gesundheit und Sicherheit auf Baustellen zu reagieren. Das Projekt wird "die Fähigkeit bieten, Gesundheits- und Sicherheitsschulungen anzubieten", einschließlich der Materialien, die für Schulungen und E-Learning im Klassenzimmer benötigt werden. Zu den erwarteten Vorteilen für Bauunternehmen zählen eine Reduzierung der Ausfalltage und Rechtskosten aufgrund von Unfällen.
Der E-Learning-Kurs wird von einer externen Fachberatung entwickelt. Die Materialien für Schulungen im Klassenzimmer werden vom Entwicklungsteam der ABC Company bereitgestellt. Alle Kursmaterialien werden vor ihrer Verwendung pilotiert. ABC Company wird seinen Kunden Schulungen anbieten und hofft, die Kursmaterialien im Rahmen ihres operativen Geschäfts an andere Schulungsunternehmen verkaufen zu können. Die ABC Company wird ihre eigenen Verkaufs- und Marketingabteilungen nutzen, um die Kurse zu bewerben.
Die Gesetzgebung schreibt vor, dass Bauunternehmen die neue Gesetzgebung innerhalb von zwei Jahren einhalten müssen. Die Kursmaterialien und Trainer müssen von einer Regierungsbehörde akkreditiert werden, bevor Kurse angeboten werden können.
ABC Company plant, innerhalb von fünf Monaten nach Projektbeginn Pilotkurse durchzuführen.
Das Standardentwicklungsmodell der ABC Company für neue Kurse empfiehlt die folgenden Phasen:

Ende des Projektszenarios.
Zusätzliche Information:
Der Chief Executive Officer (CEO) hat das Unternehmen vor fünf Jahren gegründet. Unter ihrer Führung hat sich ABC Company schnell zu einem erfolgreichen Trainingsunternehmen entwickelt. Es bietet eine Reihe von akkreditierten Berufsausbildungen.
Der Finanzdirektor ist auch Gründungsmitglied der ABC Company und für die Genehmigung der Budgets für die Betriebs- und Entwicklungsteams verantwortlich. Sie autorisiert alle Großaufträge persönlich.
Der Einkaufsmanager berichtet an den Finanzdirektor und ist für die Verwaltung und Überwachung der Lieferantenverträge verantwortlich.
Der Operations Director ist verantwortlich für die Durchführung aller Schulungen und für das Budget für die Schulungsentwicklung. Seine Abteilung organisiert Kurse, Veranstaltungsorte und Trainer. Sie arbeiten mit dem Produkt- und dem Verkaufsteam zusammen, um einen umfassenden Schulungsplan zu erstellen. Der IT-Manager der ABC Company berichtet an den Operations Director.
Der Business Development Director wurde kürzlich ernannt, um neuen Schulungsbedarf zu ermitteln und neue Produkte vorzuschlagen. Sie wird mit den Operationen arbeiten. Direktor, um einen kostenbewussten Ansatz sicherzustellen und sicherzustellen, dass geeignete Entwicklungstechnologien für den Gesundheits- und Sicherheitskurs verwendet werden.
Der Schulungsentwicklungsmanager berichtet an den Business Development Director und ist verantwortlich für die Entwicklung von Schulungsmaterialien und die Erlangung der Akkreditierung gemäß dem Standardmodell für die Kursentwicklung. Kursentwickler in seinem Team verfügen über Kenntnisse in einer Reihe von Entwicklungstechnologien und werden nach Bedarf Projekten zugewiesen.
Der Training Delivery Manager, der dem Operations Director Bericht erstattet, ist dafür verantwortlich, dass interne und externe Trainer ABC Company-Schulungskurse nach dem erforderlichen Standard durchführen. Er prüft auch die Kursmaterialien, um sicherzustellen, dass sie zweckmäßig sind und die erforderliche Qualität aufweisen.
Der Central Services Director ist verantwortlich für Unternehmenskommunikation, Facility Management und Konfigurationsmanagement. Kürzlich leitete er ein Projekt zur Konsolidierung aller Unternehmensqualitätssysteme in einem Qualitätsmanagementsystem und richtete eine Unternehmensqualitätsabteilung ein, die jetzt vom Corporate Quality Manager geleitet wird.
Der Corporate Document Manager berichtet an den Central Services Director. Sie half beim Aufbau des Dokumentenmanagementsystems des Unternehmens und betreibt es nun unternehmensweit. Sie leitet ein Team von Administratoren und beauftragt Mitarbeiter, wenn die Arbeitsbelastung hoch ist.
Der Vertriebsleiter ist vor zwei Monaten zu ABC Company gekommen und möchte sich etablieren, indem er neue Märkte für die Kurse und das Material vorschlägt. Alle Account Manager und das Marketing-Team berichten an ihn. Sie fördern bestehende Schulungskurse bei anderen Schulungsunternehmen und bestehenden Kunden.
Ende der Zusatzinformationen.
In Phase 3 steigen die Projektkosten, aber es wird immer noch eine positive Kapitalrendite geben, wie im Business Case dokumentiert. Die Unternehmensleitung hat jedoch kürzlich ihre Ziele für die Kapitalrendite überarbeitet und beschlossen, das Projekt einzustellen, da es die neuen Ziele nicht erreichen wird.
Ist dies eine angemessene Anwendung des Grundsatzes der „fortgesetzten geschäftlichen Rechtfertigung“?

• A. Ja, da Änderungen in der Unternehmensstrategie die Rechtfertigung eines Projekts beeinflussen können.
• B. Nein, da Änderungen in der Unternehmensstrategie keine Auswirkungen auf ein einmal autorisiertes Projekt haben sollten.
• C. Nein, da der Projektgeschäftsfall immer noch ein Projekt rechtfertigt.
• D. Ja, da eine Änderung der Begründung eines Projekts einen vorzeitigen Abschluss auslösen sollte.